業務の計画的処理と情報化推進

• 課長は、所管職員の業務進捗状況を定期的に把握し、計画的な処理の方針を示す。
• 課長は、課長補佐等の係のリーダーと十分に協議し、各業務に対し割り当てる人員・人材を見極め、不均衡が生じないための措置を講じる。
• 市組織内への情報の提供や共有などは,庁内情報システムを活用して簡略化し,双方の手間や時間を短縮する。
• 過去の同様資料を活用できるものは,新たに作成することなく再利用する。また,主催所管に対して資料再利用への理解を示す。
• RPA導入などICTの利活用を図り,業務の効率化を促進する。

会議の簡素化や廃止の検討

• 単なる説明や定例的な報告会議等は資料送信に代えるなど簡素化を進めること。特に,毎月や年間10回以上実施の会議については,回数削減を改めて検討し判断する。
• 出席者が同一の会議が複数ある場合は,同日に時間差開催するなどの効率化に努める。
• 代理出席が多い会議や報告の場は,廃止を含めあり方を検討する。
• 会議資料は可能な限り簡素化する。また,資料は事前配布を前提とし,会議における検討時間を短縮する。
• 会議時間の短縮のため,あらかじめ終了時刻を明示するとともに,出席者に協力・理解を求める。特に,職員のみで行なう会議においては徹底する。
• 会議の出席職員数については,課や係の職員が全員出席を前提とせず,必要最少人数となるよう積極的に見直し,課長は関係各位の理解をいただくよう努める。

時間外勤務時間の抑制に向けた取り組み

定時退庁日の実施

• 毎週木曜日実施している「定時退庁日」を継続し,課長は職員の定時退庁を徹底する。
• 定時退庁日の当日は,課長が業務開始時に,「本日は定時退庁しなければならない」旨を職員に告知する。
• 定時退庁日は,時間外勤務命令は原則として認められない。
• 定時後に会議等を開催する場合であっても,課長は関係各位の理解を求めるなど,木曜日開催を避けるよう調整する。

退庁管理推進日,定時退庁週間の実施

• 8月から9月の2ヶ月の毎週月曜日を「退庁管理推進日」とし,当日,課長は所管内職員がすべて退庁するまで在庁し,時間外における業務状況の把握を行う。
• 課長は,単に職員が退庁するまで在庁するというものではなく,状況を把握しながら業務の分散化や不均衡の是正を行うとともに,合理的な事務処理の指導,週内・月内スケジュールの見直し,援助・協力体制の措置など,具体的な策を講じる。
• 職員の健康保持及び心身のリフレッシュ促進のため,8月から翌年1月の6ヶ月の期間中,各課業務状況に合わせ,1週間の単位で時間外勤務を行なわず定時で退庁する「定時退庁週間」を2回行う。

事前の時間外勤務命令と時間外予算の管理の徹底

• 時間外勤務は職員の自由意思で行うものではなく,課長の裁量権限により必要な場合に限り,日々事前に行われるものであることを,あらためて所管内に徹底する。特に勤務を要しない日（休日）の出勤は必要性について課長が的確な判断をする。
• 時間外予算は原則,補正は行わないため,各所属長を中心とした適正な管理を行う。

職員の退庁時刻の把握

• 課長は,管理職を含む職員のタイムカード打刻状況を頻繁に確認し,所管内において退庁時間の偏り等が見られる場合は是正に取り組む。
• 課長は,時間外勤務命令によらない「時間外在庁」がある職員に,理由等の聞き取りを行い,「ひとりだけが忙しい」などの分担不均衡や,合理的でない事務処理の改善を指導するなどの措置を講じる。
• 人事課は,毎月,全職員のタイムカード打刻状況を確認し,時間外勤務命令と時間外在庁時間の状況が上限設定を超えることが見込まれる場合,対象職員の所管課長に対し,状況確認を行うとともに適切な対応や改善等を促す。