本人通知制度とは

住民票の写しや戸籍謄抄本などの証明書を、本人の代理人や第三者に交付した場合に、事前の申請により登録を受けた方に対し、証明書交付の事実を郵送によりお知らせする制度です。

証明書の交付事実を本人に通知することにより、住民票の写し等の不正請求及び不正取得による個人の権利の侵害の防止・抑止の効果が期待されます。

通知の対象となる証明書

• 住民票の写し（除票の写しを含む）
• 住民票記載事項証明書
• 戸籍の附票の写し（除籍を含む）
• 戸籍の謄本又は抄本（除籍を含む）
• 戸籍記載事項証明書

通知の内容

• 交付年月日
• 交付した証明書の種類
• 交付通数
• 請求者の種別（代理人または第三者の別）

※請求者の氏名や住所等の個人情報は通知されません。

通知の対象とならない請求

• 本人、同一世帯員からの住民票等の請求
• 本人、同一戸籍に記載されている方またはその配偶者、直系の尊属、卑属からの戸籍等の請求
• 国または地方公共団体等の公的機関からの公用請求
• 弁護士、司法書士等の特定事務委任者からの裁判、訴訟手続き、紛争処理などのための代理請求

登録手続き

登録できる方

• 小美玉市に住民票がある方（過去にあった方を含む）
• 小美玉市に本籍がある方（過去にあった方も含む）

受付窓口

• 市民課（本庁2番窓口）
• 小川総合窓口課（小川総合支所）
• 玉里総合窓口課（玉里総合支所）

受付時間：月曜日～金曜日、8：30～17：15（市役所閉庁日を除く。）

登録期間

登録期間は、登録をした日から起算して3年間です。

引き続き登録を希望する場合は、更新手続きをしてください。登録期間満了の1か月前から登録更新の申請をすることができます。

窓口で登録する場合に必要なもの

本人が申請する場合

• 小美玉市住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知制度登録（登録更新）申請書(pdf 55 KB)

• 本人確認書類（運転免許証、マイナンバーカード、パスポートなど）

法定代理人が申請する場合

• 小美玉市住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知制度登録（登録更新）申請書(pdf 55 KB)

• 法定代理であることが確認できる書類（戸籍謄本、成年後見登記事項証明書など）

※小美玉市の戸籍で法定代理人であることが確認できる場合は省略できます。

• 法定代理人の本人確認書類（運転免許証、マイナンバーカード、パスポートなど）

任意代理人が申請する場合

• 小美玉市住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知制度登録（登録更新）申請書(pdf 55 KB)
• 委任状(pdf 23 KB)
• 任意代理人の本人確認書類（運転免許証、マイナンバーカード、パスポートなど）

郵送で登録する場合に必要なもの

登録者が疾病その他のやむを得ない理由により窓口で申し出ることが困難な場合や他の市区町村に居住している場合、郵送での申請も受け付けます。

本人が郵送による申請をする場合

• 小美玉市住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知制度登録（登録更新）申請書(pdf 55 KB)

• 本人確認書類（運転免許証、マイナンバーカード、パスポートなど）の写し

法定代理人が郵送による申請する場合

• 小美玉市住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知制度登録（登録更新）申請書(pdf 55 KB)
• 法定代理であることが確認できる書類（戸籍謄本、成年後見登記事項証明書など）

※小美玉市の戸籍で法定代理人であることが確認できる場合は省略できます。

• 法定代理人の本人確認書類（運転免許証、マイナンバーカード、パスポートなど）の写し

あて先

〒319-0192

茨城県小美玉市堅倉835番地

小美玉市役所市民課

登録の変更・廃止しについて

氏名、住所等に変更があった場合、又は登録を廃止する場合は届出が必要となります。

小美玉市住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知制度登録変更（廃止）届出書(pdf 34 KB)に必要事項を記入のうえ提出してください。

※登録内容変更の届出がなく通知書が返戻されたとき、国外転出をしたとき、死亡、居所不明等により住民票が消除された場合、登録は取消されます。